Controle financeiro empresarial: as melhores técnicas para gerenciar sua empresa

Sabemos que o controle financeiro empresarial é uma das áreas mais sensíveis de todo um processo de gerenciamento de negócios. Principalmente, em pequenas e médias empresas essa atividade é tratada de maneira inadequada nas práticas gestoras da empresa.

São atividades que abrangem contas a pagar e receber, controle de contas a pagar, organizador de contas a pagar e gestão mensal das finanças do empreendimento.

Geralmente, os erros mais cometidos pelos gestores estão localizados em confundir a conta pessoal com a conta da empresa, a falta do uso de ferramentas adequadas, ausência de automação de dados e manter a gestão orientada somente pela intuição.

Neste artigo falaremos mais sobre o tema indicando dicas e conceitos atuais para empreendedores de diferentes segmentos.

Controle financeiro empresarial

O foco da gestão financeira profissional precisa estar bem orientado para ser bem executado, superando até mesmo as demais obrigações de uma organização, pois a ausência desse tipo de controle pode comprometer todas as atividades da marca e da empresa no mercado.

Quando bem aplicado é reconhecido como uma ferramenta poderosa que garante a sustentabilidade viabilizando o crescimento de valor de mercado da empresa.

Mas, quando a gestão não tem foco, a empresa gera vícios organizacionais, erros em processos seletivos para contratar pessoas e perdas no fluxo de caixa e nas atividades contábeis.

A importância da gestão financeira

É importante que os gestores de uma empresa saibam medir para conseguir gerenciar diferentes tipos de negócios. Nenhum tipo de empreendimento conseguirá prosperar e gerar receitas sem possuir um bom processo de gerenciamento.

Esse trabalho está ligado diretamente às finanças e não somente com a razão de ser da empresa.

Porém, geralmente, as empresas costumam cometer muitos erros de gestão, e devemos lembrar que a repetição dos erros e das perdas poderão prejudicar as bases da empresa encarecendo os seus processos produtivos e organizacionais, encurtando o tempo de vida da empresa no mercado.

Sem a aplicação do controle financeiro empresarial, a empresa é praticamente jogada dentro de uma tempestade sem fim, o empreendedor somente enxerga dificuldades e nunca encontra meios ou recursos para resolver todos os “buracos” da empresa.

Análise de dados

O gestor e sua equipe dedicada à gestão da empresa precisam analisar os dados financeiros da organização, realizando uma análise criteriosa, sempre reconhecendo o contexto de mercado para, de fato, superar desafios e gargalos que impedem o crescimento.

As atividades envolvem conhecimento em administração, contabilidade, economia básica, matemática financeira, gestão de processos e entre outros tipos de conhecimentos a serem dominados pelos colaboradores.

Setor financeiro

Devemos considerar que o setor financeiro é um conjunto de tarefas e responsabilidades acerca da atividade central da empresa. A entrada e saída de dinheiro, seja através de investimentos ou vendas, precisa ser acompanhada e analisada. Todos os recursos precisam ser calculados, alocados e atribuídos corretamente para cada tarefa e etapa produtiva da empresa no mercado. Em uma etapa mais avançada, é importante que todos os esforços também sejam convergentes em direção à contabilidade, sendo este setor responsável pela gestão de capitais e ajustes financeiros.

Integrando os setores

As atividades relacionadas ao controle financeiro empresarial precisam estar integradas com a de outros setores, principalmente, quando a empresa possui metas de vendas e de renovação de seu estoque.

Tudo dentro da empresa possui custo para ser produzido, despesas para a manutenção da corporação e capitais a serem destinados da forma correta para manter as obrigações e responsabilidades em dia.

É muito ruim quando o capital e a receita ficam centralizados nas mãos de somente uma pessoa, esse contexto de centralização é muito perigoso, podendo gerar perda de controle a curto prazo.

Em muitos casos, o produto ou serviço que poderia gerar mais lucros para o negócio, pode se transformar em uma bomba relógio a prejudicar a própria instituição.

Não delegar tarefas pode reduzir a qualidade do processo de controle administrativo e, posteriormente, engessar as atividades administrativas internas.

Sair do caos financeiro

A aplicação de controle financeiro empresarial ajuda a empresa a evitar o caos financeiro, desde que o gestor e todos os colaboradores busquem pelo conhecimento.

Não existe solução sem a busca constante por informação, além do desenvolvimento de competência técnica e até mesmo acadêmica por parte dos colaboradores da empresa.

Dessa forma, para que as finanças da empresa fiquem sempre no azul colaborando com o crescimento do projeto da empresa, é fundamental que o setor da gestão financeira seja tratado por profissionais especializados que saibam adotar o controle certo.

O planejamento

É fundamental que a gestão financeira empresarial faça parte do planejamento financeiro de forma abrangente.

Antes de fazer um investimento como, por exemplo, comprar um novo equipamento, é importante verificar o dimensionamento do local que irá receber a instalação da máquina, orçar o preço do equipamento, quantos itens a máquina consegue produzir por minuto, a elevação da qualidade a ser alcançada com o novo equipamento e entre outros fatores.

Essas questões são fundamentais para justificar determinado tipo de investimento para o setor da produção, visando ganho de qualidade e de escala produtiva para atender o mercado.

Dessa forma, a empresa investirá determinada quantidade de recurso financeiro para a aquisição de um bem de produção visando produzir mais com maior nível de qualidade e condições de auferir maiores receitas de vendas no mercado.

Portanto, todos os tipos de planejamento, seja o de produção ou de vendas, por exemplo, devem ser orientados também pela gestão financeira empresarial.

Ao adotar o planejamento financeiro, a empresa precisa antecipar riscos, manter em dia os pagamentos de impostos e de cobranças de fornecedores e avaliar variáveis como preços, margem de lucro e taxa de retorno.

Todos esses aspectos presentes em diferentes tipos de planejamento não podem ser ignorados para que a empresa possa, de fato, caminhar em direção à lucratividade equilibrando custos, investimentos e demandas de mercado.

Capital de giro

O capital de giro visa manter o funcionamento financeiro e geral da empresa no mercado. Boa parte dos principais custos da empresa precisam ser cobertos também pelo capital de giro.

Esse tipo de capital garante a cobertura das atividades da corporação, com a finalidade de cobrir os gastos e aplicações sobre todas as operações produtivas da empresa em determinado ciclo de tempo de mercado.

É muito importante realizar um planejamento bem delineado prevendo riscos e oportunidades, principalmente, na utilização do capital de giro.

Principalmente, no início de um negócio, o capital de giro também visa cobrir todas as demandas relacionadas aos fornecedores, pagamento de despesas fixas e variáveis, pagamento de tributos e da folha de pagamento dos funcionários.

Fluxo de caixa

No processo do controle financeiro empresarial, o capital de giro é diferente do fluxo de caixa. O fluxo de caixa se refere ao saldo entre receita e despesa em determinado período de tempo. 

Esse tipo de fluxo é responsável por oferecer sustentabilidade financeira. De todo modo, esses aspectos gerenciais e de como usar e administrar o dinheiro devem estar presentes no planejamento financeiro de modo abrangente.

Contas a pagar e receber

A empresa também deve ter consciência que o controle das contas a pagar faz parte da rotina da corporação, envolvendo responsabilidade sobre a cobertura da atividade de terceiros e de colaboradores.

A empresa deve sempre priorizar pagamentos mais importantes ou mais urgentes, seja considerando questões como prazo, data de vencimento, valores e questões judiciais.

Em muitos casos, a empresa poderá também agendar os pagamentos sempre com antecedência, evitando esquecer da realização dos pagamentos.

Consequentemente, a empresa evitará pagar juros, multas e demais taxas cobradas pelo atraso. Quando a empresa paga suas contas em dia, ela demonstra ser um negócio bem administrado e organizado.

Ao organizar as contas a pagar a corporação mantém as rédeas sobre as conferências do caixa evitando pagamentos duplicados.

Organizador de contas a pagar

Atualmente, com o uso de sistemas e plataformas online de organização e automação de dados financeiros, os gestores e administradores de uma empresa podem melhorar a experiência de atuação sobre o controle financeiro empresarial sobre o dinheiro da empresa.

Desafios

Sabemos que o processo de gestão financeira é um procedimento muito desafiante. Porém, buscar  controlar as finanças do negócio é uma etapa essencial para o sucesso do empreendimento.

Em todos os casos, a falta de caixa é uma dura realidade muito comum no início da vida empresarial da corporação no mercado.

O processo de captação de recursos para implementação de uma nova empresa ou produto exige planejamento para justificar o porquê de investir em determinado setor da empresa e mercado.

Mesmo que o empreendedor assuma as principais responsabilidades financeiras, é importante contar com profissionais especializados, consultorias e adição de sistemas informatizados para a organização.

Erros a serem evitados

Um dos principais erros que podem comprometer o controle financeiro empresarial é misturar a conta pessoal do empreendedor com a conta jurídica da empresa.

Outro erro é o de não adotar o uso de aplicativos e sistemas integrados para especializar e otimizar o controle financeiro de modo mais fácil para os empreendedores.

Dentre os outros erros que podem comprometer a saúde do negócio, podemos citar:

1 – Falta de registro – Todos os dados referentes à entrada e entrada de dinheiro precisam ser registrados, bem como os dados referentes aos pagamentos realizados.

2 – Desorganização das informações – Quando a empresa omite dados e informações ao setor de contabilidade, a própria empresa pode sofrer com a falta de comunicação ou integração de diferentes setores gestores.

3 – Planejamento inadequado – Quando a empresa planeja inadequadamente os custos da empresa, ou realiza o cálculo símbolo dos custos, a empresa passa a enxergar a área financeira de modo distante da realidade.

4 – Dispensar a tecnologia – Em muitos casos, a administração e a contabilidade que ainda dependem de informações impressas no papel podem comprometer o tempo de produção e gerar perda de dinheiro.

5 – Não buscar ajuda – Empreendedores e gestores de empresas, em muitos casos, precisam pedir ajuda a profissionais especializados que fazem parte da equipe e até mesmo contratar consultores experientes.

As ferramentas certas

A empresa deve, ao adotar controle financeiro empresarial, adotar as ferramentas para otimizar os trabalhos da melhor forma possível.

Dentre as principais ferramentas, o uso de planilhas é essencial para organização dos dados e informações financeiras. Com o uso de planilhas é possível armazenar, compartilhar e atualizar dados referentes ao fluxo de caixa e de capital de giro.

A planilha é uma ferramenta simples, mas que permite acompanhar o progresso financeiro da corporação. Por outro lado, ela pode apresentar limitação e exigir que a empresa utilize sistemas integrados e automatizados.

Neste caso, podemos contar com software financeiro, em muitos casos, online e que funcionam em servidores nas nuvens. Sendo uma solução mais adequada para o crescimento de pequenas e médias empresas.

Benefícios do armazenamento nas nuvens

Através do armazenamento nas nuvens, a empresa pode melhorar o controle financeiro empresarial, podendo armazenar e acessar todos os documentos em um único lugar e de forma compartilhada com colaboradores autorizados.

Os gestores podem gerenciar notas fiscais, dados de vendas, extratos bancários e reunir planilhas de fornecedores.

Benefícios do Actana para a gestão de tarefas

A empresa até pode tentar economizar e utilizar aplicativos gratuitos para tarefas de projetos, porém, ao adotar uma ferramenta paga a empresa terá mais acessos a mais aplicações e soluções direcionadas.

Mesmo cometendo erros no início do negócio, é importante realizar planejamento e atividades corretas para garantir a sustentabilidade financeira da empresa.

É essencial evitar confundir as contas pessoais com as contas da empresa, evitando qualquer tipo de confusão ou conflito sobre os recursos financeiros. O gestor também não deve investir todo o seu capital de uma só vez em sua empresa ou em produto a ser desenvolvido.

Atualmente, buscar diversificar as aplicações e investimentos é importante para elevar a segurança do patrimônio.

É fundamental a busca pelo equilíbrio, a adoção de planejamento certo e de atividades de controle que de fato organizem a área financeira de uma empresa de forma positiva para a corporação e para o seu mercado de atuação.

O sistema de gestão Actana ERP é o sistema perfeito para a gestão financeira de sua empresa, ele foi desenvolvido para suprir todos os itens abordados neste artigo, desta forma, você poderá ter o controle total do seu negócio e eliminar definitivamente possíveis prejuízos.

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