O crescimento da atividade de uma empresa é muitas vezes acompanhado de um aumento do número de colaboradores e de uma transformação dos processos internos de gestão.
Para controlar essas mudanças, simplificar as operações e antecipar desenvolvimentos futuros, o software de gestão empresarial, também conhecido pela sigla ERP, está se mostrando uma ferramenta essencial para gerenciar o crescimento.
Diante dos muitos sistemas ERP do mercado, a chave é fazer as perguntas certas.
Neste artigo, explicamos os critérios que devem ser levados em consideração na escolha de seu software de gestão empresarial.
O que é software de gestão empresarial?
Um software de gestão empresarial, também conhecido pela sigla em inglês “ERP” (Enterprise Resource Planning), é uma solução de TI que tem por objetivo auxiliar os tomadores de decisão na gestão empresarial.
O pacote de software facilita o monitoramento das atividades da empresa: gerenciamento de faturamento, tarefas comerciais, etc…
Por que escolher um software de gestão empresarial?
Muitas empresas começam seus negócios usando o pacote Office da Microsoft para administrar seus negócios. Apesar do poder do Word e do Excel, conforme a empresa cresce, mais e mais arquivos são criados, as informações são dispersas e às vezes errôneas devido a erros de digitação ou cópia.
Com esta quantidade de arquivos diversos, é quase impossível ter uma visão em tempo real da sua atividade para poder antecipar mudanças ou reagir a tempo em caso de algum problema.
O software de gestão empresarial responde a estas questões: permite-lhe melhor suportar o crescimento do seu negócio, gerir melhor os seus recursos humanos, otimizar e automatizar os seus processos, simplificar tarefas recorrentes e gerir a sua atividade em tempo real.
Ele se torna a base da empresa ao oferecer acesso a um único banco de dados que simplifica muitos aspectos do gerenciamento diário.
Os recursos oferecidos pelo software de gerenciamento de negócios podem variar dependendo das especificações da solução. Na verdade, o último pode ser dedicado a PMEs, profissionais liberais, médias empresas, etc.
Agora vamos falar mais sobre as funcionalidades de ERP dedicadas a empresas de serviços e consultorias, e também dedicadas a vendas de produtos.
Gestão de relacionamento com o cliente ou CRM
Esta funcionalidade permite gerir o acompanhamento da relação e prospecção de clientes.
Cada oportunidade (pedido de cliente, concurso) é referenciada para ser seguida e dar as melhores respostas: propostas comerciais, orçamentos, perfis, etc…
Podemos encontrar recursos como:
- Gestão de contas de clientes e clientes potenciais
- Pilotagem de prospecção
- Declaração de oportunidade
Gestão de negócios
Esta funcionalidade permite acompanhar todas as etapas dos projetos ou missões. Ela fornece uma visão geral dos contratos e o que está relacionado a eles: recursos disponíveis, tarefas a serem realizadas, relatórios de progresso, etc…
Podemos encontrar recursos como:
- Referencial de serviços
- Geração de propostas comerciais / orçamentos
- Acompanhamento de contratos, alterações
- Base de recursos operacionais
- Planejamento de funcionários
Gerenciamento de faturamento
Esta funcionalidade permite gerir as suas faturas com apenas alguns cliques, desde a sua pré-geração até ao seu lançamento.
Você pode reorganizar, controlar, enriquecer suas faturas graças aos dados pré-preenchidos pela solução. Você não vai mais se esquecer de faturar certas coisas e poderá se concentrar nos novos contratos a serem faturados durante o mês.
Podemos encontrar recursos como:
- Gestão de pagamentos
- Preparação de faturas
- Faturamento e monitoramento de pagamentos
- Gestão de contas a pagar
- Acompanhamento do cliente
Gestão de compras
A gestão de compras permite à empresa uma visão transversal dos seus fornecedores, encomendas e faturas de compra. Assim, a empresa conhece seus gastos e pode analisá-los para otimizá-los.
Podemos encontrar recursos como:
- Uma base de fornecedores
- Base de produtos e serviços
- Recebimento automático de faturas
- Monitoramento de pagamento do fornecedor
Gestão de Recursos Humanos
Esta funcionalidade permite monitorizar tudo o que diz respeito aos recursos humanos da empresa, como registo de pessoal, faltas, formação, etc…
Podemos encontrar recursos como:
- Gestão de pessoal
- Acesso ao arquivo de cada funcionário
- Gestão de teletrabalho
- Gestão de faltas
Gerenciamento de tempo
A gestão do tempo corresponde ao acompanhamento da atividade dos seus colaboradores (tempo despendido numa determinada atividade, faltas, etc.). Este acompanhamento dá muitas informações úteis e em particular para o seguimento do negócio e consequentemente a rentabilidade da empresa. O planejamento de recursos que permite planejar o quadro de colaboradores permite organizar e antecipar qualquer atividade.
Podemos encontrar recursos como:
- Relatório de atividades / quadro de horários
- Planejamento
- Pedido de ausências
- Análise de horas gastas
Gestão de relatórios de despesas
O monitoramento e gerenciamento adequados dos relatórios de despesas de uma empresa são fundamentais. As despesas profissionais podem ser vinculadas a um caso, um sistema de fluxo de trabalho torna possível validar ou recusar notas de terceiros, etc.
Se o ERP permitir: a comprovação das despesas pode ser desmaterializada e servir como base para a administração social e tributária.
Podemos encontrar recursos como:
- Tipos de taxas
- Declaração de custos
- Adiantamentos de despesas
- Gestão de reembolsos
Mas encontrar um software de gestão para sua empresa pode não ser fácil. Vamos ver juntos as 3 etapas para escolher o ERP certo para sua empresa.
O processo de escolha do seu software de gestão empresarial pode ser feito em 3 etapas:
- Definir as funcionalidades necessárias à gestão do seu negócio
- Selecionar os aplicativos que atendem a esses critérios
- Testar e selecionar o software mais adequado às suas necessidades
1. Defina as funcionalidades
Para encontrar o software certo, você deve definir com precisão suas necessidades específicas. Para isso, é necessário identificar os processos que este novo software de gestão deverá abranger.
Aqui está uma lista de perguntas para esclarecer suas necessidades e definir os recursos essenciais:
- Qual é o seu orçamento ?
- Quantos usuários são afetados pelo uso deste software?
- Quais são as funções desses usuários e quais módulos eles usarão: Recrutamento? Recursos humanos ? Inserindo horários e ausências? Gestão de negócios ? Cobrança? CRM? Compras? Gestão financeira ? etc.
- Quer uma solução adaptada a micro e médias empresas ou a grandes empresas?
- Quer um software adaptado à sua área de atividade ou uma aplicação geral?
- O software precisa ser integrado a outros aplicativos?
- Que tipo de suporte você deseja? No exterior ? Pelo telefone ? Por email ?
- Você gostaria que seus dados fossem hospedados em servidores próximo?
2. Selecione o software que atenda a esses critérios
Uma vez que os critérios estejam claramente definidos e as necessidades de cada usuário identificadas, faça uma pesquisa dos softwares no mercado e compare suas funcionalidades com as suas necessidades. Rapidamente, você poderá selecionar 4 ou 5 softwares.
3. Teste o software selecionado e faça a escolha certa
A escolha do software de gerenciamento de negócios certo torna sua empresa mais ágil. A implementação de um ERP serve para melhorar o funcionamento geral dos serviços operacionais da empresa. Apresenta uma vantagem organizacional e funcional real e rapidamente se torna uma ferramenta diária essencial.
É por isso que você precisa tomar sua decisão final após avaliar e comparar cada software. Assim, a sua escolha estará no software certo, ágil e flexível, que se adapte ao funcionamento do seu negócio.
Nesse processo de escolha, também é preciso ter em mente quais critérios adotar.
7 critérios para escolher o software de gestão empresarial certo
O software de gestão empresarial certamente o ajudaria. Mas, ao investir nessa ferramenta que apoiará o seu crescimento, você teme não estar escolhendo a solução certa. Excelente motivo para rever conosco os critérios determinantes para uma escolha bem feita.
1. Simplicidade para começar, escalabilidade para antecipar
A aquisição de uma solução de gestão comercial muitas vezes segue a utilização de softwares de escritório por vários atores da cadeia comercial, para criar modelos de fatura com um processador de texto, para gerenciar estoques com uma planilha, para calcular ou para manter um diretório de fornecedores até a presente data, entre outras atividades.
Para agilizar seus processos, a escolha certa estará em um software capaz de recuperar este existente, para que os usuários possam manter o máximo de seus hábitos.
Deve ser capaz de compartilhar essas informações de forma simples e intuitiva. O gerenciamento de direitos de acesso protegerá os dados confidenciais, mas o objetivo é facilitar o fluxo de informações. Assim, em sua versão para rede, o software permitirá que toda a empresa seja irrigada com boas práticas comerciais, com total segurança.
Pense também no crescimento do seu negócio, ou seja, nos cadastros de clientes, fornecedores ou mesmo colaboradores.
Sua escolha deve levar em consideração esse aumento futuro nos volumes a serem gerenciados pelo software.
2. Escolha uma solução que conheça seu negócio
Qualquer que seja o ramo de atividade da empresa, a gestão empresarial tem suas invariantes, mas também suas peculiaridades. Uma empresa de serviços e uma PME industrial não têm o mesmo número de fornecedores.
A gestão dos projetos e o faturamento a partir das agendas de seus colaboradores são de grande preocupação para a primeira, enquanto a segunda atribui grande importância à gestão de seus estoques.
As versões empresariais dos softwares de gestão de vendas permitem usufruir de um conjunto de funções comuns a todos os setores, o que facilita, por exemplo, a contratação de um vendedor formado nestas famílias de ferramentas. Estas ferramentas específicas da atividade da empresa permitem-lhe também ganhar precisão nas ações comerciais.
3. Pense na mobilidade de seus funcionários
Os vendedores estão entre os usuários mais frequentes de smartphones e outros tablets. Eles frequentemente usam seus equipamentos pessoais. A escolha de um software que permita acesso remoto e seguro a dados como contas a receber de clientes ou status de estoque durante uma visita antes de estabelecer um pedido de compra ajuda a melhorar sua eficiência.
Mas a produtividade geral da empresa também é impactada positivamente, uma vez que a entrada de pedidos em campo e quase em tempo real, permite garantir a precisão da gestão de estoque porexemplo.
O departamento comercial pode contar com os dados mais recentes para monitorizar os seus diversos indicadores de gestão. E os gerentes também podem consultar esses indicadores em seu dispositivo móvel favorito.
4. Você é o piloto, equipe-se adequadamente
O software de gestão comercial regista e manipula muitos dados, que dizem respeito aos seus clientes, às suas compras, aos seus pagamentos, aos seus fornecedores, ao preço dos seus produtos, aos seus prazos de entrega … Para os gestores da empresa, a sua análise é rica em lições mas também é um fator para tomar decisões mais rápidas e bem fundamentadas.
É necessário, portanto, privilegiar um software que ofereça acesso simplificado a indicadores de desempenho pré-configurados e potentes, com muitos eixos de análise, dos quais só terá então de consultar as evoluções.
5. Integrações
Desde o primeiro uso, o software de gestão comercial permitirá que você alimente outros softwares da empresa, a começar pela sua solução de contabilidade. Todos os documentos de vendas e compras, bem como as regulamentações inseridas e validadas no nível comercial, são automaticamente traduzidos em lançamentos contábeis, sujeitos à compatibilidade entre os softwares.
Equipar-se com uma solução de gestão comercial significa abrir grandes ganhos de produtividade : sem reentrada, sem erro… Podem ser multiplicados se o seu software estiver técnica e funcionalmente aberto a outro software, seja nativamente, seja recorrendo a integradores capazes de desenvolver módulos adicionais para ele. “Customize” de acordo com suas necessidades.
Esta “abertura” ao mundo pode permitir automatizar os pedidos de extração de dados de um parceiro, por exemplo listas de artigos e preços de um fornecedor ou, pelo contrário, abrir aos pedidos de outro.
6. Cuide de seus clientes
A fidelidade do cliente é crucial.
Para isso, é preciso escolher uma solução que se possa realizar operações de telefone, mailing ou e-mail, quando quiser. Por exemplo, para uma promoção destinada a clientes que encomendaram um produto recentemente.
7. Atendimento em face de mudanças técnicas e regulamentares
As alterações regulamentares são frequentes nas esferas contabilística e fiscal – por exemplo, alterações nas taxas, impostos, etc., com implicações para a área de vendas nas relações com clientes ou fornecedores. Seu software não deve apenas cumprir estritamente as diversas regulamentações no momento da compra, mas também garantir a você, ao longo do tempo, atualizações rápidas para acompanhar suas evoluções.
A mesma lógica deve prevalecer em relação aos desenvolvimentos técnicos. O software deve oferecer a integração das melhores práticas e padrões de mercado – automação de escritório, bancos de dados, servidores, mobilidade, gestão, etc.
O programa também deve permitir que você se beneficie, o mais rápido possível, de novos recursos que possam melhorar sua eficiência, por exemplo, acesso móvel ou operação em modo SaaS / Nuvem .
Implementar um pacote de software de gestão é um projeto que não deve ser esquecido, pois é estruturante para a sua empresa.
A empresa deve levar em consideração suas necessidades, expectativas e especificidades para escolher o software certo.
Não hesite em testar as soluções para formar a sua própria opinião e saber se correspondem às necessidades da empresa.
