5W2H: o que é e como pode ser útil em sua empresa

Hoje em dia, quanto mais praticidade dentro de processos internos e resolução de problemas é melhor.

Há diversas ferramentas que permitem este resultado, mas pouquíssimas delas realmente fazem com que a empresa chegue no resultado esperado.

Mas saiba que com a fermenta 5W2H você pode encontrar a solução de seus problemas de forma bem prática!

Quer melhorar os processos dentro da sua empresa solucionando problemas de forma fácil e ainda conseguir atingir as metas desejadas?

Então conheça a ferramenta 5W2H que foi criada para facilitar a vida de empresários na resolução de problemas e planejamento de metas. Confira!

O que é 5W2H?

É uma das principais ferramentas utilizadas pelas mais diversas empresas para a elaboração de um plano de ação para a resolução de problemas ou de planejamento de metas.

Por conta de sua praticidade, a ferramenta 5W2H pode ser aplicada em vários segmentos e situações.

Qual a importância da ferramenta 5W2H dentro das empresas?

Tendo um papel fundamental com grande importância dentro das empresas, a ferramenta 5W2H faz parte de métricas para definições de ações e determinar o que, por quê, quem, quando, como, onde e quanto custará a resolução de um determinado problema ou para atingir alguma meta especifica.

Podendo ser utilizada através de planilhas ou tabelas, esta ferramenta é utilizada dentro das empresas para garantir o total aproveitamento das atividades.

A clareza das informações dentro deste sistema fica ainda melhores para qualquer. Por isso as chances de positivismo nos resultados são enormes.

A ferramenta 5W2H funciona dentro das empresas como guia de ações, esclarecendo para cada um dos participantes seus passos e ações estratégicas a serem realizadas.

Mas afinal, o que significa 5W2H?

Quer saber o que significa cada uma das siglas dentro desta ferramenta?

Então veja agora o que significa os 5W2H, termos que vem da língua inglesa utilizados mundialmente para auxiliar a gestão de problemas através da análise de perguntas.

·         What?: o que será feito?

·         Why?: por que será feito?

·         Where?: onde será feito?

·         When?: quando será feito?

·         Who?: por quem será feito?

·         How?: como será feito?

·         How much?: Quanto vai custar?

Dicas para aplicar o método 5W2H

O método 5W2H possui uma série de caminhos sugeridos para a aplicação das empresas. Vale cada uma delas analisar e ver qual a melhor estratégia e adotar.

Uma das principais estratégias para iniciar esta ferramenta, é o líder ou gestor já pré definir os problemas ou metas que ele deseja resolver.

Outro grande ponto chave é questão dos participantes deste processo.

Para a elaboração do 5W2H é fundamental que toda a equipe participe. Seja de forma direta ou indireta para a discussão dos fatos em questão.

Neste momento, vale colocar na mesa tudo o que vem a mente, como o famoso brainstorming (tempestade de ideias).

Tudo isso irá facilitar a interação da equipe e o gestor poderá filtrar as informações necessárias.

Contudo, vale lembrar que há 3 tópicos principais dentro deste processo que necessitam ser explorados, sendo eles:

·         A equipe necessita criar soluções duradouras e eficazes para os problemas ou metas a serem atingidas. As soluções paliativas devem ser descartadas;

·         As soluções devem ser as mais objetivas possíveis, evitando riscos de retrabalhos e necessidades de novas ações corretivas dentro da empresa por falhas da solução encontrada; e

·         Eduque-se em nunca se contentar com a primeira boa ideia dada. Para isso, o líder deverá levar a equipe a pensar de formas diferentes sobre o problema, não pensando somente em uma única forma como ele aconteceu. O questionamento “e se” nestes casos ajudam muito.

Como fazer uma planilha 5W2H

O processo de elaboração de uma planilha 5W2H é bem simples.

O segredo de uma planilha bem elaborada está na definição das causas reais dos problemas a serem resolvidos ou até mesmo das metas que você deseja alcançar.

Não há regras que definem a sua elaboração. Cada um elabora a sua planilha 5W2H da melhor maneira que encontram.

Mas, para auxiliar você que está começando agora, a única regra que você deve levar em consideração é que a primeira linha, ou seja, a primeira etapa deve iniciar com “what”.

Isso porque este primeiro item irá descrever o seu problema ou meta.

Então, para elaborar a sua planilha 5W2H basta montar da forma que vamos explicar a seguir.

Na primeira coluna, será inserida o número da etapa.

Na segunda coluna você deverá inserir os passos. Aqui, deve ser inserido os questionamentos teóricos do 5W2H.

Já na terceira coluna, será o local a ser adicionado as perguntas a serem respondida, de forma a utilizar a etapa ou passo com as perguntas a serem feitas para encontrar as causas do problema a fundo.

E na quarta coluna, basta inserir as respostas com as metas a serem alcançadas.

A planilha da ferramenta 5W2H é bem versátil e você pode aplicá-la em várias situações como:

·         Captação de pessoal;

·         Definição de planejamento estratégico;

·         Definição de processos internos dentro de uma empresa;

·         Definição de processos no setor de atendimento ao cliente;

·         Gestão da cartela de clientes;

·         Manutenção de equipamentos;

·         Na criação de processos para recrutamento no setor de recursos humanos (RH);

·         No gerenciamento de redes sociais;

·         Quando se quer aumentar a produtividade;

·         Redução de custos;

·         Entre diversas outras funcionalidades.