Você já se perguntou o que é ERP? Ou mais especificamente, o que é um sistema ERP? Sabe como funcionam e os benefícios que este tipo de software pode oferecer?
Neste artigo, você vai conhecer cada detalhe sobre o que é sistema ERP e entender como eles podem contribuir para o desenvolvimento e organização das empresas nos mais variados segmentos do mercado.
Dentro do artigo você vai encontrar mais detalhes sobre:
A sigla ERP surgiu na língua inglesa e significa: Enterprise Resource Planning ou simplesmente Planejamento dos Recursos da Empresa. Como o próprio nome denuncia um sistema ERP tem como principal objetivo o gerenciamento completo das atividades que norteiam uma organização.
Através de um sistema ERP, as empresas podem controlar todas as suas informações e operações com maior assertividade e segurança, gerando ainda uma série de dados que poderão ser utilizados como base para a tomada de decisões.
Quais os recursos oferecidos por um sistema ERP?
Os sistemas ERP, são plataformas completas para a gestão de empresas, oferecendo uma série de funcionalidades importantes para qualquer negócio, como por exemplo:
- Cadastros
- Cadastro de Produtos e Serviços
- Cadastro de Clientes
- Cadastro de Fornecedores
- Cadastro de Funcionários
- Cadastro de Usuários
Cadastros
Um bom sistema ERP, oferece uma série de cadastros customizáveis e importantes para os negócios da empresa, dentre eles:
Cadastro de Produtos e Serviços
É no cadastro de produtos e serviços que a empresa mantém a relação dos itens comercializados por ela, com informações importantes, como preço de custo, preço de venda, margem de lucro e informações fiscais.
Cadastro de Clientes
Um sistema ERP também deve oferecer um cadastro completo de clientes, que servirá como base para que a empresa consiga gerenciar a sua carteira de clientes, mantendo organizadas informações a respeito de cada um deles, como endereço, telefone e históricos de compras.
Cadastro de Fornecedores
Semelhantemente ao cadastro de clientes, as empresas precisam manter um cadastro atualizado de seus fornecedores, com dados como nome, telefone e e-mail, facilitando o contato principalmente do setor de compras no momento de realizar pedidos.
Cadastro de Funcionários
Dependendo do porte da empresa, manter um cadastro completo e organizado a respeito de cada funcionário pode não ser uma tarefa fácil, contudo necessária. Para tanto, as empresas podem contar com o auxílio dos sistemas ERP.
Cadastro de Usuários
Os sistemas ERP armazenam muitas informações importantes a respeito dos negócios da empresa e são utilizados por vários departamentos. Desta forma, é preciso contar com um bom cadastro de usuários, restringindo o acesso de cada usuário apenas paras as opções imprescindíveis para a execução de suas tarefas.
Controle Financeiro
Em um mercado extremamente dinâmico e competitivo, as empresas precisam se reinventar todos os dias para continuar crescendo, seja através de novas ideias, otimização de processos ou simplesmente por melhores técnicas de gerenciamento dos negócios.
Sem dúvidas, o departamento financeiro é um dos mais sensíveis e importantes para um bom desenvolvimento de qualquer negócio. Desta forma, contra com boas ferramentas para o controle financeiro deixou de ser um luxo das grandes empresas, tornando-se uma necessidade.
Nesse sentido um sistema ERP, oferece controles completos e informações precisas a respeito de contas a pagar, contas a receber, fluxo de caixa e movimentações bancárias da empresa.
Gerenciamento de Vendas
Independente da atividade desenvolvida pela empresa, ela precisará captar receita para custear suas despesas e ainda obter lucros.
Neste sentido, sistemas ERP oferecem funcionalidades importantes para o departamento comercial das empresas, como o controle de pedidos, controle de entregas e também de comissionamento das equipes.
Faturamento
Após o fechamento de um negócio, as empresas precisam emitir os documentos fiscais referentes a cada transação de compra e venda. Dentre estas opções, um sistema ERP pode oferecer:
- Nota Fiscal Eletrônica – NFE
- Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica – NFCe
- Nota Fiscal de Serviço Eletrônica – NFSe
Após a etapa de faturamento as mercadorias já podem ser entregues aos clientes, contudo é preciso receber pelos produtos e serviços. Atendendo a esta necessidade um sistema ERP, deve controlar diversas opções de pagamento e também possibilitar a emissão de boletos bancários.
Controle de Estoques
Muitas empresas não conseguem manter em dia o controle de seus estoques, amargando prejuízos e perdendo negócios.
Através do sistema ERP, as empresas contam ferramentas completas para o controle e gerenciamento de estoques, que oferecem em tempo real informações sobre os quantitativos em estoque.
Relatórios
Como podemos observar, um sistema ERP deve oferecer recursos completos para o gerenciamento das empresas, envolvendo diversos departamentos e informações que juntos são essenciais para que os gestores possam entender melhor o que acontece no dia a dia dos negócios, tomando as melhores decisões para o sucesso da empresa.
Gerenciamento de vendas, controle de estoque, faturamento, financeiro, gestão de pessoas e muito mais. Como controlar e organizar todas estas informações?
A resposta para esta pergunta está na variedade de relatórios que um sistema ERP pode oferecer, tendo como base as informações que recebe todos os dias de cada usuário e de cada departamento, registrando todas as movimentações das empresas.
Com relatórios organizados e bem estruturados fica muito mais simples e prático para entender e conhecer os resultados alcançados e também os processos que podem ser otimizados.
Vantagens oferecidas por um sistema ERP
Vejamos agora, algumas das principais vantagens que sistemas ERP oferecem para melhoria na gestão de empresas.
Redução de custos
A primeira grande vantagem oferecida por um sistema ERP é a redução de custos. Através da modernização de rotinas e automação de diversos processos.
Os sistemas ERP possibilitam que as organizações estejam focadas para o desenvolvimento de suas tarefas com maior agilidade e menor burocracia, simplesmente por proporcionar agilidade no envio e recebimento de informações e também padronização de procedimentos e operações.
Além disso, os sistemas ERP são capazes de unificar diversos outros sistemas em um só, diminuindo a variedade de diferentes sistemas dentro da empresa e concentrando todas as informações em um único lugar.
Automação
Diferentemente dos sistemas tradicionais, os softwares desenvolvidos pela metodologia ERP são capazes de executar diversas tarefas de forma automática, ou seja sem qualquer interferência humana e com muita segurança e agilidade.
Muitos sistemas ERP, permitem a automatização de rotinas o faturamento automatizado e programado de vendas, emitindo e enviando boletos e notas fiscais para os clientes, a baixa de cobranças junto ao sistema bancário, entre outros recursos.
Transparência e segurança
Desenvolvidos com as mais modernas tecnologias e linguagens de programação, os sistemas ERP contam com mecanismos de segurança altamente sofisticados que garantem um alto nível de segurança para as informações armazenadas em seus bancos de dados.
Vale ressaltar que todos os processos executados dentro de um ERP são transparentes e possibilitam a identificação dos usuários responsáveis.
A segurança e transparência das informações e operações realizadas em um ERP é uma das principais preocupações dos gestores de TI.
Integração
Para funcionar adequadamente e desenvolver as suas tarefas de forma otimizada, as empresas são divididas em diversos setores, como: financeiro, departamento pessoal, comercial , faturamento e muitos outros.
Entretando, estes setores não podem funcionar de maneira isolada e precisam constantemente trocar informações entre si com agilidade e segurança.
O ERP surge mais uma vez como solução, integrando e organizando informações, gerando uma significativa contribuição para a otimização de processos e ganho de eficiência da empresa como um todo.
Diminuição de erros
Através de rotinas inteligentes de programação, os sistemas ERP contribuem até mesmo para a redução de erros operacionais. Uma vez que direcionam o usuário de forma intuitiva durante a execução de suas tarefas, impedindo inclusive que informações importantes sejam deixadas de lado.
Auxílio às tomadas de decisão
Com processos encadeados, departamentos interligados e informações organizadas, o sistema ERP auxilia os gestores nas tomadas de decisões e montagem de estratégias para o negócio.
Muitas vezes, por não contar com um sistema ERP, gestores acabam tomando decisões equivocadas, levando em consideração a falta de informações a respeito do negócio. Dentre importantes dados oferecidos pelos sistemas ERP no formato de relatórios e gráficos de evolução, temos:
- Fluxo de Caixa
- Demonstrativo de Resultados
- Custo da Mercadoria Vendida – CMV
- Valor do Estoque
- Resultado de Vendas
- Entre Outras
Com o auxílio de um sistema ERP, é possível obter e acompanhar em tempo real, estas e outras informações de forma clara e objetiva.
Redução da folha de pagamento
Um sistema ERP é capaz até mesmo de reduzir as despesas com funcionários nas empresas em que são implantados, tendo em vista a automatização e maior otimização de diversas rotinas e processos.
Após a implantação de um sistema ERP, muitas rotinas que antes eram controladas de forma manual, através de planilhas e arquivos de texto, passam a ser controladas por sofisticados módulos desenvolvidos especificamente para determinada finalidade.
Suporte Especializado
Todo sistema ERP conta com uma equipe treinada e com profundos conhecimentos a respeito de cada ferramenta que forma o software, assim é possível oferecer aos clientes todo o suporte necessário para que o sistema funcione exatamente dentro do planejado, atendendo as necessidades, expectativas e particularidades de cada empresa.
Agora que você já conhece e sabe como funciona um sistema ERP e cada uma de suas funcionalidades, não permita que a sua empresa continue operando sem o auxílio desta poderosa ferramenta para a gestão dos negócios.
