CFOP 1202: como dar entrada no sistema

CFOP 1202: como dar entrada no sistema

Recebeu uma nota fiscal de devolução de cliente e precisa lançar como CFOP 1202? O processo tem algumas etapas que precisam ser feitas na ordem certa para o estoque, a escrituração fiscal e os créditos de impostos baterem no fim do mês. Veja o passo a passo completo.

Antes de dar entrada: confira a nota

Antes de lançar qualquer coisa no sistema, valide se a nota de devolução que o cliente emitiu está correta. Uma entrada feita em cima de uma nota com erro vai gerar problema lá na frente — e corrigir depois é trabalhoso.

Confira na NF-e do cliente:

• CFOP de saída 5202 (devolução dentro do estado de mercadoria de terceiros)
• Chave de acesso da nota original referenciada no campo refNFe
• Valores de produto, ICMS, IPI, PIS e COFINS espelhando a venda original
• Natureza da operação indicando "Devolução de venda" ou similar
• Dados do remetente e destinatário corretos (o cliente vira remetente; sua empresa, destinatário)

Se algo estiver divergente, peça para o cliente corrigir antes de prosseguir. Lançar uma nota com erro só transfere o problema para você.

Passo 1: importar o XML no ERP

A forma mais segura e rápida de dar entrada é importando o XML da nota de devolução diretamente no seu sistema. Isso evita erros de digitação e garante que todos os campos venham preenchidos corretamente.

No ERP, procure pela função de importação de XML de entrada (em alguns sistemas aparece como "manifestação do destinatário" ou "lançamento de nota de entrada"). Faça o upload do arquivo XML enviado pelo cliente.

Se você não tem o XML em mãos, é possível baixá-lo diretamente do portal da SEFAZ usando a chave de acesso da nota — ou pedir para o cliente reenviar.

Passo 2: confirmar o CFOP de entrada

Depois de importar o XML, o sistema vai sugerir o CFOP de entrada baseado no CFOP de saída da nota. Como a nota veio com 5202, o CFOP de entrada correto é o 1202.

Atenção: alguns ERPs sugerem o CFOP automaticamente, mas é fundamental conferir. Em situações específicas o código pode mudar:

• Se a venda original tinha substituição tributária, o CFOP correto é 1411, não 1202
• Se a mercadoria era de produção própria, o CFOP é 1201
• Se a devolução vier de outro estado, o CFOP é 2202

Confirme o CFOP antes de seguir.

Passo 3: vincular à nota de venda original

Esse passo é o que mais costuma ser esquecido — e é crítico para a operação ficar correta.

A entrada com CFOP 1202 precisa estar vinculada à nota fiscal de venda original. Essa vinculação:

• Permite que o sistema espelhe corretamente os valores
• Garante que o estoque seja atualizado com base no item certo
• Faz com que os impostos da venda original sejam recuperados como crédito
• Mantém o rastro contábil entre a venda e a devolução

No ERP, procure pelo campo de "nota referenciada" ou "NF-e de origem" durante o lançamento da entrada e informe a chave de acesso ou número da venda original.

Passo 4: conferir os impostos

Com a nota vinculada, revise se os tributos vieram corretos. Em uma devolução com CFOP 1202, você deve ter:

• ICMS: destacado com o mesmo valor (ou proporcional, em caso de devolução parcial) da venda original. Esse valor entra como crédito de ICMS na sua apuração.
• PIS e COFINS: também destacados, gerando crédito (em regimes que permitam a recuperação, como o lucro real).
• IPI (quando aplicável): destacado e creditado.
• Simples Nacional: se sua empresa é optante, a devolução abate da receita bruta no mês em que ocorrer.

Se algum imposto vier divergente da venda original, é sinal de que a nota de devolução foi emitida errado.

Passo 5: dar entrada no estoque

Junto com a entrada fiscal, a mercadoria precisa voltar para o estoque. A maioria dos ERPs faz isso automaticamente quando o lançamento é finalizado, mas vale conferir:

• O item correto foi reincorporado ao estoque (nem sempre o código de produto da devolução bate com o seu cadastro — verifique)
• A quantidade está certa (especialmente em devoluções parciais)
• O custo de entrada segue o critério adotado pela empresa (geralmente o custo médio ou o valor original da venda)
• O lote ou validade, quando aplicável, foi mantido

Se sua empresa usa controle por localização, defina onde a mercadoria devolvida vai ficar — alguns negócios separam fisicamente devoluções para inspeção antes de retornar ao estoque ativo.

Passo 6: validar a escrituração

Com a entrada finalizada, ela vai aparecer no:

• Livro de Entradas (Registro C100 e C170 do SPED Fiscal)
• Apuração de ICMS, com o crédito sendo aproveitado no mês
• EFD-Contribuições, quando aplicável (PIS/COFINS)
• Relatórios de movimentação de estoque

Antes do fechamento mensal, vale rodar uma conferência: somar todas as devoluções com CFOP 1202 do mês e verificar se batem com as notas de origem. Divergências aqui são sinal de lançamento incorreto ou nota de devolução com problema.

E se for devolução parcial?

A entrada com CFOP 1202 funciona da mesma forma para devoluções parciais — o que muda são os valores. Se o cliente comprou 10 unidades e devolveu 3, a nota de devolução virá com:

• 3 unidades do produto
• Valor proporcional dos impostos (30% do que foi recolhido na venda)
• Mesma referência à nota original

No lançamento, o sistema vai dar entrada apenas das 3 unidades e creditar 30% dos impostos. O restante (7 unidades) continua "vendido" e não sofre alteração.

Erros comuns ao dar entrada

Os deslizes que mais aparecem nesse processo:

• Lançar a nota sem vincular à venda original, o que quebra o rastro fiscal e dificulta a recuperação de créditos
• Aceitar o CFOP sugerido pelo sistema sem conferir, especialmente em operações com ST (que deveriam ser 1411, não 1202)
• Esquecer de atualizar o estoque quando o ERP separa o lançamento fiscal do operacional
• Lançar a nota mas não validar os impostos, deixando passar divergências de valor
• Não baixar o XML quando o cliente só envia o DANFE em PDF — sempre exija o XML, é ele que tem validade fiscal

Quando o lançamento manual é necessário

Em algumas situações o XML não está disponível ou o sistema não consegue processá-lo automaticamente. Nesses casos, o lançamento manual exige preencher todos os campos da nota:

• Dados do emitente (cliente que está devolvendo)
• Chave de acesso e número da nota de devolução
• Itens, quantidades e valores
• CFOP 1202 em cada item
• Impostos destacados conforme a nota original
• Referência à NF-e de venda original

É um processo mais demorado e propenso a erro, então só use quando não houver alternativa.

Resumindo

Dar entrada com CFOP 1202 no sistema envolve seis etapas: conferir a nota de devolução, importar o XML, confirmar o CFOP, vincular à venda original, validar os impostos e atualizar o estoque. O processo fica simples quando o ERP automatiza esses passos a partir do XML — manualmente, é sempre mais arriscado.

Para a tabela completa do CFOP 1202 e os fundamentos do código, consulte nossa página de referência sobre CFOP 1202. Para entender o sistema de CFOPs em geral, veja o que é CFOP. E se a dúvida é sobre a operação de devolução em si, leia CFOP 1202: como funciona a devolução de venda.