CFOP 1202: quando usar (e quando não usar)

O CFOP 1202 parece simples à primeira vista — é o código para devolução de venda dentro do estado. Mas na prática, decidir se ele se aplica a uma operação específica exige cruzar quatro critérios diferentes: tipo de operação, origem da mercadoria, localização do cliente e regime tributário. Errar em qualquer um desses pontos significa usar o CFOP errado.

Veja exatamente quando o 1202 deve ser usado, com exemplos reais, e em quais situações o código correto é outro.

Os quatro critérios para usar o CFOP 1202

O CFOP 1202 se aplica quando, simultaneamente:

  1. A operação original foi uma venda (não transferência, remessa, demonstração ou amostra)
  2. A mercadoria foi adquirida de terceiros (não foi produzida pela sua empresa)
  3. A devolução acontece dentro do mesmo estado (cliente e fornecedor na mesma UF)
  4. A operação não envolve substituição tributária

Se algum desses critérios não for atendido, o CFOP correto é outro. Os quatro precisam estar presentes ao mesmo tempo.

Exemplos de quando usar o CFOP 1202

Exemplo 1: Loja de autopeças Uma autopeças em Campinas (SP) vende um filtro de combustível para uma oficina em São Paulo (SP). A oficina identifica que o filtro está com defeito de fábrica e devolve. O filtro foi originalmente comprado pela autopeças de um distribuidor (mercadoria de terceiros), a venda e a devolução são dentro de SP, e a operação não tem ST. → CFOP 1202 na entrada da devolução.

Exemplo 2: Distribuidora de materiais de escritório Uma distribuidora em Belo Horizonte (MG) vende 50 resmas de papel para uma empresa em Uberlândia (MG). O cliente devolve 20 resmas porque a gramatura veio diferente do pedido. Papel é mercadoria adquirida de fornecedor, devolução dentro de MG, sem ST. → CFOP 1202 para a entrada das 20 resmas devolvidas (devolução parcial).

Exemplo 3: Atacadista de eletrônicos Um atacadista no Rio de Janeiro (RJ) vende mouses sem fio para um varejista também no RJ. Após uma semana, o varejista devolve um lote por não ter saída comercial. Os mouses foram comprados de um importador (terceiros), operação dentro do estado, sem ST. → CFOP 1202 na entrada.

Quando NÃO usar o CFOP 1202

Esses são os cenários em que o 1202 parece se aplicar, mas o código correto é outro:

Mercadoria de produção própria → CFOP 1201

Se a sua empresa fabricou a mercadoria que está sendo devolvida, o código muda para 1201. O 1202 é exclusivo para mercadorias que você comprou de fornecedores e revendeu.

Exemplo: uma fábrica de móveis em Curitiba (PR) vende mesas que ela mesma produziu para um cliente em Londrina (PR). O cliente devolve. → CFOP 1201, não 1202.

Devolução interestadual → CFOP 2202

Se o cliente que está devolvendo está em outro estado, o primeiro dígito do CFOP muda para 2.

Exemplo: distribuidora em SP vende para cliente em MG, cliente devolve. → CFOP 2202, não 1202.

Operação com substituição tributária → CFOP 1411

Se a venda original foi feita com ST, a devolução também segue regra própria. O 1411 é o CFOP para devolução de venda dentro do estado de mercadoria de terceiros sujeita a ST.

Exemplo: distribuidora de bebidas em SP vende refrigerantes (com ST) para um bar em SP, bar devolve. → CFOP 1411, não 1202.

Devolução de compra (você devolvendo para fornecedor) → CFOP 5202 ou 6202

O CFOP 1202 é sempre uma entrada — quando algo volta para você. Se a sua empresa está devolvendo mercadoria a um fornecedor, a operação é de saída, e o código é 5202 (dentro do estado) ou 6202 (interestadual).

Exemplo: você comprou mercadoria com defeito e está devolvendo para o fornecedor dentro do mesmo estado. → CFOP 5202, não 1202.

Recusa de mercadoria pelo cliente → outros CFOPs

Se o cliente recusou a mercadoria no momento da entrega (sem nem efetivar o recebimento), a operação não é uma devolução de venda no sentido fiscal. Geralmente o CFOP correto é o 1949 (outras entradas não especificadas) ou outro específico, dependendo do motivo da recusa.

Troca de mercadoria → varia conforme a estrutura

Troca pode ser tratada de formas diferentes:

  • Como devolução + nova venda → usa 1202 na entrada da devolução, e um CFOP de venda na saída do produto novo
  • Como simples troca registrada via outros códigos → depende da operação

A escolha depende de como o ERP e a contabilidade tratam o caso.

Bonificação ou amostra → CFOPs próprios

Mercadoria que volta após ter sido enviada como bonificação, brinde, demonstração ou amostra grátis não usa 1202. Existem CFOPs específicos para cada uma dessas operações (1910, 1911, etc.).

Tabela rápida de decisão

Para escolher entre 1202 e os códigos parecidos, responda em sequência:

  1. É devolução de venda? Se não, o CFOP é outro.
  2. A mercadoria é de produção própria ou de terceiros? Própria → 1201. Terceiros → continua.
  3. É dentro ou fora do estado? Fora → 2202. Dentro → continua.
  4. Tem substituição tributária? Sim → 1411. Não → CFOP 1202.

Esse fluxo cobre a maioria absoluta dos casos. As exceções (recusa, bonificação, troca) seguem códigos específicos próprios.

Casos limítrofes que geram dúvida

Alguns cenários costumam confundir mesmo profissionais experientes:

Devolução parcial: continua sendo 1202, com valores proporcionais. A devolução parcial não muda o CFOP, só os valores envolvidos.

Mercadoria comprada de empresa do mesmo grupo: se houve uma venda formal entre as duas empresas (com NF-e), a mercadoria conta como adquirida de terceiros. → CFOP 1202 se atender aos demais critérios.

Devolução depois de muito tempo: o CFOP não muda em função do prazo. Mesmo que a devolução aconteça meses depois da venda, se os critérios estiverem atendidos, o 1202 se aplica. Mas o crédito de impostos pode ser questionado por prescrição em alguns casos — vale conferir com a contabilidade.

Mercadoria com defeito identificado depois: também é devolução de venda. → CFOP 1202, desde que os outros critérios sejam respeitados.

Cliente devolveu sem nota fiscal: a entrada não pode ser feita com CFOP 1202 (nem com nenhum outro CFOP de devolução) sem a NF-e correspondente. O cliente precisa emitir a nota de devolução para que você possa lançar a entrada.

E se eu usar o CFOP errado?

Erro de CFOP em nota fiscal pode gerar:

  • Divergência no SPED Fiscal, com risco de autuação
  • Recuperação indevida de créditos de ICMS, PIS ou COFINS
  • Inconsistência na escrituração, complicando o fechamento mensal
  • Retrabalho contábil para identificar e corrigir o erro
  • Em casos de fiscalização, multa por descumprimento de obrigação acessória

Quando o erro é identificado, a correção pode ser feita por carta de correção (em casos limitados) ou pelo cancelamento e reemissão da nota, dependendo do prazo e do tipo de divergência. Por isso, vale acertar de primeira.

Resumindo

O CFOP 1202 deve ser usado quando uma mercadoria que você vendeu volta porque o cliente devolveu, desde que: a mercadoria foi comprada de terceiros, a devolução é dentro do mesmo estado e a operação não tem substituição tributária. Cruzar esses quatro critérios é o que diferencia o 1202 de seus "primos" (1201, 2202, 1411). Quando algum critério muda, o código também muda.

Para entender o que esse código significa em detalhes, leia CFOP 1202: o que significa. Para a operação de devolução em si, veja CFOP 1202: como funciona a devolução de venda. E para o passo a passo no sistema, consulte CFOP 1202: como dar entrada. A página principal de referência fica em CFOP 1202.